La propuesta escrita es el resumen del trabajo que el ingeniero de sistemas ha desarrollado hasta ese punto y, como tal, es fundamental que su redacción y presentación tenga gran cuidado. El ingeniero puede crear una propuesta de sistemas con éxito mediante el uso de tres métodos: organización funcional del contenido de la propuesta, la redacción de la propuesta en un estilo propio para la organización, y la presentación oral de una propuesta de sistemas informativos.
Esta actividad se compone de tres etapas:
· Inventario del equipo de cómputo: Básicamente en el inventario se desea conocer: El tipo de equipo, numero de modelo y fabricante; El estado de la operación del equipo por instalar, en operación, en almacenamiento y con necesidad de reparación; La estimación del tiempo de uso del equipo; La vida proyectada del equipo; La localización física del equipo; La persona o departamento responsable del equipo.
· Estimación de la carga de trabajo: Estimar la carga actual y proyectada, de manera que cualquier equipo que se adquiera cuente con la posibilidad de manejar las cargas de trabajo actuales y futuras. Si las estimaciones son correctas no habrá necesidad del cambio de equipo.
·Evaluación del Hardware: Para la evaluación se debe considerar: el tiempo requerido para las operaciones típicas, la capacidad total del sistema, los tiempos muertos de CPU y el tamaño de la memoria.
Organización de la propuesta del sistema
Una vez que el analista haya recopilado el material que va a incluir en la propuesta de sistemas, el analista debe integrar toda esta información de una manera lógica y visualmente atractiva. Esto implica incluir como elementos fundamentales, un estilo eficaz de redacción, el uso complementario de figuras y otros detalles visuales del documento de la propuesta.
En la propuesta de sistemas se debe incluir:
Carta de presentación.
Página del título del proyecto.
Contenido.
Resumen ejecutivo (incluyendo recomendaciones).
Descripción del estudio de sistemas con la documentación apropiada.
Resultados detallados del estudio de sistemas.
Alternativas del sistema (3 o 4 soluciones posibles, si correspondieran).
Recomendaciones del ingeniero de sistemas.
Resumen.
Apéndices
La elección de un estilo de redacción
La elección del estilo estará determinada por lo que el analista observe en las propias publicaciones de la organización, aunque un estilo de redacción comercial sería lo más adecuado para escribir una propuesta de sistemas. El analista debe tener en mente que la presentación de la información sea fácilmente comprensible para la audiencia sin llegar a ser condescendiente.
PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA DE SISTEMAS
El tema de la presentación obviamente es la propuesta de sistemas. Las siguientes consideraciones incluyen quiénes deben conformar la audiencia de la presentación y como realizar la presentación oral.
Comprensión de la audiencia
Así como la audiencia del documento de la propuesta define su estilo de redacción, el nivel de detalle y el tipo de figuras, el conocimiento de la audiencia de la presentación oral permite al orador descubrir que tan formal debe ser, que presentar y que tipo de ayudas visuales debe incluir.
Uso de datos demográficos
Los datos demográficos se pueden obtener a través de cuestionarios, entrevistas y datos de archivo. Los datos demográficos básicos incluyen la edad del empleado, su género, educación, puesto dentro de la organización y la antigüedad en el puesto actual. La audiencia que tomará la mayoría de las decisiones acerca del sistema propuesto serán los ejecutivos y los principales usuarios.
Audiencias de ejecutivos
Esta audiencia se compone de la alta dirección o la gerencia, quienes son los principales tomadores de decisiones dentro de la organización. Ellos pueden o no tener experiencia técnica en el área bajo discusión y esto es algo que el ingeniero debe identificar durante la definición de los requisitos de información previos a la presentación de la propuesta.
Los ejecutivos requieren de suficiente información para tomar decisiones documentadas, pero durante una presentación oral, no vale la pena invertir tiempo en aspectos extremadamente técnicos. Se puede utilizar para audiencias ejecutivas, estadísticas contenidas en ayudas visuales, tales como gráficas o diagramas.
Usuarios principales
Los usuarios principales difieren de los ejecutivos, en el sentido de que de hecho estarán utilizando la salida del sistema. Mientras que ellos también tienen responsabilidades de toma de decisiones, y como usuarios, la propuesta de sistemas también les concierne.
Al dirigirse a los usuarios principales, considere discutir los cambios que ocurrirán en su trabajo, junto con una descripción de los detalles operativos. Son de mucha utilidad los ejemplos con ilustraciones.
Organización de la presentación de la propuesta del sistema
El analista debe revisar todos los datos reunidos de la organización que se encuentren resumidos en la propuesta de sistemas. Tiene que verificar el resumen ejecutivo, las secciones de recomendaciones y el resumen de la propuesta.
Planeación de la introducción y la conclusión
Una vez que el analista haya trabajado en los puntos principales y en los puntos de apoyo puede empezar a redactar una introducción y una conclusión. Hay que tener en cuenta que la redacción de una introducción ocurre al final y no al principio. Esto es así porque la introducción debe dejar ver a los cuatro o cinco puntos principales de la propuesta, lo cual es imposible determinar en un principio. Tal presentación prepara a la audiencia para escuchar los temas que se ofrecen.
La introducción debe incluir un "aliciente", algo que mantenga intrigada a la audiencia respecto a lo que vendrá después. Esto debe ser un enfoque creativo de la propuesta, para que dirija de manera unificada la atención de la audiencia hacia el nuevo material que se presenta.
La introducción y la conclusión de una presentación oral se escriben en paralelo. Recuerde que esto es similar a la forma en que el resumen ejecutivo y el resumen de la propuesta se manejan durante la redacción de la propuesta. Esto es así, porque las conclusiones deben reflejarse en la introducción. Las conclusiones deben revisar los puntos principales de la propuesta, de manera similar a la presentación de la introducción.
Fuente de Información:
Exa.unne.edu.ar. (2018). [online] Available at: http://exa.unne.edu.ar/informatica/anasistem1/public_html/Temas/Temas_09.pdf [Accessed 18 Nov. 2018].